El problema
Tienes la agenda llena el martes y, el martes, dos huecos vacíos. Uno no se acordaba; el otro pensaba que era el jueves. Nadie confirmó porque confirmar significa que alguien de tu equipo llame, uno a uno, la tarde anterior. Y esa tarde había trabajo.
En una consulta, una peluquería, un taller o una clínica dental, cada hueco vacío es una hora que no vuelve y que ya no puedes vender.
Cuánto te cuesta al mes
Si tienes 30 citas a la semana y se te caen 3 (un 10 %, que es lo normal sin recordatorios), son 13 huecos al mes. A 60 € cada uno, 780 € al mes. A 120 € (fisioterapia, dental, estética), más de 1.500 €. Los recordatorios con confirmación suelen dejarlo en un 3-4 %: la diferencia es el sueldo de alguien a media jornada.
Las opciones que existen
- Llamar a mano la tarde anterior. Funciona cuando se hace; deja de hacerse la semana que hay lío.
- Un SMS o un correo automático. El cliente lo lee (a veces) pero no puede hacer nada con él: no confirma, no cambia la hora.
- Un recordatorio por WhatsApp con botones: «Confirmar» o «Cambiar la hora». Si cambia, el sistema le ofrece huecos reales; si nadie confirma, avisa a tu equipo y el hueco se ofrece a la lista de espera. Esto no necesita inteligencia artificial: reglas fijas, más baratas y predecibles.
Lo que haría yo
Empezar por aquí casi siempre, porque es la automatización que más dinero recupera con menos esfuerzo y sin tocar cómo trabajáis: se monta sobre tu agenda actual (Google Calendar, Outlook, tu programa de citas). Recordatorio 24 horas antes con botones, aviso si nadie confirma, lista de espera que recoloca el hueco.
En la clínica cardiovascular de Granada, además, los tratamientos que necesitan dos citas en días distintos se gestionan como uno solo, y si el paciente escribe algo clínico en la respuesta, el sistema para y avisa a una persona.
Mi solución: recordatorios con confirmación sobre tu agenda actual
Sin IA y sin cambiar tu agenda. Es por donde empiezan casi todos los negocios con cita, y el precio te lo doy cerrado antes de empezar.