Programa de gestión a medida y CRM en Granada: hecho a cómo trabajáis, por una fracción de lo que costaba
Un programa de gestión a medida es el que se diseña para tu negocio: tus fichas, tus estados, tu agenda, tus informes. Antes costaba una fortuna y por eso tantos negocios siguen con Excel o con un programa genérico anticuado. Hoy lo desarrollo apoyándome en IA, se hace por fases con precio cerrado y se instala en el móvil del equipo. Es lo que usa la clínica cardiovascular de Granada para saber cada mañana quién está pendiente de qué.
Un programa hecho a cómo trabajáis, no al revés
Un programa de gestión a medida es el que se diseña para tu negocio: tus fichas, tus estados, tu agenda, tus informes. Antes suponía un presupuesto que solo podían permitirse las empresas grandes; por eso tantos negocios acaban con un programa genérico que se queda anticuado, o con Excel y papel. Eso ya no es así. Hoy lo desarrollo apoyándome en IA y cuesta una fracción de lo que costaba, lleve o no inteligencia artificial el resultado final: la IA está en cómo lo construyo.
Se hace por fases: empiezas por la parte que más horas te quita (normalmente el CRM o la agenda), lo usas, y se amplía solo si demuestra valor. Se integra con lo que ya usas o lo sustituye si te está limitando. Instalable en el móvil del equipo, sin app de tienda.
Lo que suele llevar
- Ficha de cada cliente con citas, notas, documentos y siguiente paso
- Agenda conectada a Google Calendar o a tu calendario actual
- Panel con lo que importa cada mañana: quién está pendiente de qué
- Inventario, presupuestos y facturación si los necesitas
- Aprobación humana para lo sensible (borrados, envíos, descuentos)
- Conectado al asistente de WhatsApp o de la web, si lo tienes
El CRM de la clínica: fichas, citas y quién está pendiente de qué
La clínica cardiovascular no tenía la foto completa: agenda en un lado, pacientes en el móvil de alguien, notas en papel. Ahora un CRM propio, instalable en el móvil del equipo, guarda fichas, citas, notas y fotos de evolución, y cada mañana enseña a quién toca reactivar. Los pacientes que llevan 6 meses sin venir aparecen con el mensaje ya preparado para revisar y enviar.
| Paciente | Intención | Cita | Siguiente paso |
|---|---|---|---|
| Marta R. | Primera visita | Jue 10:30 | Confirmada |
| Antonio L. | Precio | — | Llamar mañana |
| Carmen V. | Tratamiento · 2 citas | Vie 12:00 · Mar 12:00 | Recordatorio 24 h |
| Pedro S. | Sin visita 8 meses | — | Reactivación preparada |
Servidores en la Unión Europea, copias cifradas cada noche y un expediente de protección de datos que revisa el DPD de la clínica. Ver el caso completo →
Restaurante Arolena: le dijimos que no le compensaba, y paga 22 € al mes
El Restaurante Arolena, en Albolote, quería saber cuánto gana cada día, cuánto le cuesta cada plato y dónde se va el dinero. Podía haberle presupuestado un programa de gestión a medida. No le compensaba, y se lo dijimos: para lo que necesitaba, Claude, la IA de Anthropic, con su suscripción de 22 € al mes, sirve para construir, esa misma tarde y con él delante, un programa web privado con sus datos.
Hoy importa los dos PDF diarios del TPV, lleva los escandallos de sus 37 platos y 78 ingredientes, lee las facturas de los proveedores desde una foto, avisa cuando un plato sube de coste y por qué ingrediente, cierra el mes con inventario y le dice cuánto tiene que vender al día para no perder. Paga solo los 22 € al mes de Claude.
Esa es la regla: si existe algo que ya lo hace bien y barato, te lo recomiendo y te enseño a usarlo. El programa a medida es para cuando lo que se repite en tu negocio no cabe en ninguna herramienta que ya exista. Ver el caso →
| Día | Ventas sin IVA | Género | Gastos del día | Beneficio |
|---|---|---|---|---|
| Vie 19 | 1.860 € | 612 € (33 %) | 540 € | +708 € |
| Sáb 20 | 2.410 € | 795 € (33 %) | 540 € | +1.075 € |
| Dom 21 | 1.120 € | 402 € (36 %) | 540 € | +178 € |
| Lun 22 | 480 € | 190 € (40 %) | 540 € | −250 € |
| Aviso | Pizza 4 quesos: +0,38 € de coste | Sube la mozzarella (factura del 20) | — | Revisar precio |
Genérico, a medida o seguir con Excel: cuándo conviene cada cosa
En cuanto dos personas apuntan cosas, nadie tiene la foto completa y se pierden citas y clientes. Es gratis hasta que cuesta.
Sirve si tu negocio es estándar. Si tienes tratamientos con dos citas, referencias por modelo o comunidades con incidencias, acabas peleando con el programa.
Solo lo que usáis, en el orden en que lo usáis. Por fases y con precio cerrado en cada una. Y tuyo: las cuentas y el código quedan a tu nombre.
Empiezas por la parte que más horas quita y no pagas de golpe el sistema entero.
Google Calendar, Outlook, tu software de reservas, gestión o facturación. Solo si algo te limita te propongo alternativas.
No dependes de mí: te enseño a mantenerlo y te entrego las credenciales al terminar.
Lo sensible espera siempre la aprobación de alguien de tu equipo.
Precios orientativos de esta pieza
Un programa a medida se presupuesta por fases, cada una con precio cerrado, para que empieces a usarlo pronto y midas antes de ampliar:
Precio cerrado por fase
Fichas, citas, notas y siguiente paso. Instalable en el móvil. Es por donde empiezan casi todos.
Precio cerrado por fase
El WhatsApp, la web o el correo crean y actualizan fichas solos; recordatorios y reactivación desde el propio programa.
Precio cerrado por fase
Inventario, presupuestos, facturación, informes y usuarios con permisos. Solo si la fase anterior ha demostrado valor.
Como referencia, un CRM a medida sale hoy por menos que un par de meses de una recepcionista a media jornada. Soporte mensual opcional.
Lo que me preguntan antes de empezar
¿Un programa a medida no es carísimo?
Antes sí. Hoy lo desarrollo apoyándome en IA, así que cuesta una fracción de lo que costaba, y queda hecho a cómo trabajáis en vez de adaptaros vosotros a un programa genérico. Se hace por fases: empiezas por la parte que más horas te quita.
¿Tengo que dejar mi programa actual?
No. La prioridad es conectar lo que ya usas. Solo si algo te limita te propongo sustituirlo, y se hace poco a poco, sin cortar el día a día.
¿Quién es dueño del programa y de los datos?
Tú. Las cuentas de alojamiento y proveedores se crean a tu nombre, y al terminar te entrego las credenciales y el código. No conservo accesos salvo el soporte que acordemos.
¿Y si mañana necesito algo nuevo?
Se añade una fase. Tu equipo aprende a mantener lo básico (cambiar textos, estados, usuarios) sin depender de mí para todo, y lo grande se presupuesta con precio cerrado.
Cuéntame tu caso en una asesoría gratuita de 45 minutos
Presencial en Granada, por videollamada o por teléfono. Me cuentas cómo trabajáis un día normal y sales sabiendo qué te compensa, qué no y cuánto costaría. Si no te llevas al menos tres ideas aplicables, me lo dices y listo.
Trato directo conmigo, Vicente Ruiz. Por fases, sin permanencia, y tu DPD revisa el proyecto antes de tocar un dato real.