El problema
La agenda en un sitio, los clientes en el móvil de alguien, las notas en papel, los presupuestos en el correo de otro. Nadie tiene la foto completa. Cuando una persona falta, su parte del negocio desaparece con ella ese día. Y cuando un cliente llama, la respuesta es «espera, que lo miro» y tres minutos de búsqueda.
Cuánto te cuesta al mes
Cada búsqueda son minutos; cada dato apuntado dos veces es un error esperando a pasar; cada cliente que se queda sin seguimiento porque «creía que lo llevabas tú» es una venta. Ponle solo 20 minutos al día por persona buscando o duplicando información: con tres personas, más de 20 horas al mes. A 15 € la hora, unos 300 €. Lo caro no es eso: es la cita que no se dio y el presupuesto que nadie persiguió.
Las opciones que existen
- Un grupo de WhatsApp del equipo. Sirve para avisar; a los tres días nadie encuentra nada.
- Una hoja compartida. Mejor. Hasta que crece, alguien borra una columna o dos la editan a la vez.
- Un sitio único donde todo entra solo. El WhatsApp del cliente crea o actualiza su ficha; la reserva aparece en la agenda de todos; la nota de la visita queda en la ficha; el panel de la mañana dice quién está pendiente de qué. Con permisos por persona y aprobación para lo sensible.
Lo que haría yo
No empezaría por «un programa nuevo» sino por conectar: que lo que ya usáis (agenda, WhatsApp, correo, facturación) escriba en un mismo sitio. Muchas veces eso es una automatización sencilla, no un desarrollo. Y cuando lo que se repite ya no cabe en conexiones sueltas, entonces sí, un programa a medida hecho a cómo trabajáis, por fases y con precio cerrado.
En la demo que construí para administradores de fincas, el propietario escribe «hay una fuga» y aparece clasificada como fontanería, prioridad alta, con la comunidad identificada. Nadie la copia a ningún sitio. Ese es el principio: que el dato entre una vez y esté donde haga falta.
Mi solución: un solo sitio donde el dato entra una vez
Primero conectando lo que ya usas; después, si hace falta, un programa a medida por fases.