El problema
O tienes un programa que compraste hace diez años y que ya nadie actualiza, o sigues con Excel y carpetas. Funciona «más o menos»: hasta que quieres saber cuántos clientes no han vuelto, hasta que dos personas tocan el mismo archivo, hasta que un cliente pregunta por su pedido y hay que buscar en tres sitios. Pediste presupuesto de un programa a medida hace años y era una fortuna. Así que te quedaste.
Cuánto te cuesta al mes
Es el coste más escondido, porque no se ve en una factura: son las horas buscando información repartida, los errores por teclear dos veces lo mismo, las decisiones que no tomas porque no tienes el dato. Si tu equipo pierde media hora al día por trabajar con una herramienta que no encaja, son 11 horas al mes por persona. Con tres personas y 15 € la hora, unos 500 € al mes, más lo que dejas de vender por no saber a quién llamar.
Las opciones que existen
- Seguir igual. Gratis hasta que cuesta.
- Un programa genérico de suscripción. Bien si tu negocio es estándar. Si tienes tratamientos con dos citas, referencias por modelo o comunidades con incidencias, acabas adaptándote tú al programa y pagando por funciones que no usas.
- Un programa a medida, hecho a cómo trabajáis. Antes costaba una fortuna. Hoy, desarrollándolo con ayuda de IA, cuesta una fracción y se hace por fases: empiezas por la parte que más horas quita y no pagas de golpe el sistema entero.
Lo que haría yo
Una primera fase pequeña, con precio cerrado: la ficha de cliente, la agenda y el «quién está pendiente de qué», instalable en el móvil del equipo. Conectado a lo que ya usas (Google Calendar, tu facturación) o sustituyéndolo poco a poco si te limita. Y tuyo: las cuentas y el código quedan a tu nombre, y te enseño a mantener lo básico sin depender de mí.
La clínica cardiovascular de Granada usa uno así: fichas, citas, notas, fotos de evolución y, cada mañana, la lista de pacientes a los que toca reactivar. Lleve o no inteligencia artificial el resultado final, la IA está en cómo lo construyo, y por eso hoy sale por menos que un par de meses de una recepcionista a media jornada.
Mi solución: un programa de gestión a medida, por fases
Fichas, agenda y seguimiento en la primera fase, con precio cerrado. Se amplía solo si demuestra valor.