El problema
Terminas de atender a la una y media y empieza la segunda jornada: contestar los correos que preguntan siempre lo mismo, pasar las facturas de los proveedores al programa, preparar el presupuesto que es igual que el de la semana pasada con dos números cambiados, el informe de los lunes. Trabajo repetitivo que hace una persona cara (tú, o alguien de confianza) para lo que aporta.
Cuánto te cuesta al mes
Cuenta las horas, no las tareas. Si entre correo, facturas y presupuestos se van 6 horas a la semana, son 26 horas al mes. A 15 € la hora de tu equipo, 390 €; a lo que vale tu hora, bastante más. Y no es solo dinero: son las 26 horas que no dedicas a vender o a atender mejor.
Las opciones que existen
- Plantillas y respuestas guardadas. Ayudan, pero alguien tiene que buscarlas, pegarlas y rellenarlas.
- Contratar administración a tiempo parcial. Vale si el volumen lo justifica; muchas veces no llega.
- Automatizar lo que se repite igual cada vez. El correo entrante se clasifica solo y las consultas repetidas llegan con la respuesta preparada para que la apruebes; las facturas se leen solas y dejan importe, vencimiento y proveedor en tu programa o en una hoja; el presupuesto y el informe se generan a partir de tus datos y tú los revisas.
Lo que haría yo
Separar lo que necesita inteligencia artificial de lo que no. Leer una factura o clasificar un correo, sí (con aprobación humana). Generar el informe de los lunes o conectar el formulario de la web con tu programa, no: reglas fijas, más baratas. Empezar por la pieza que más horas quita, medir, y ampliar solo si compensa.
Es como un corrector ortográfico: revisa antes de que envíes, sin que tengas que estar tú pendiente. Y si ya usas ChatGPT o Gemini y notas que «se equivoca», casi siempre es de cómo se le pregunta: parte de mi trabajo es enseñarte qué delegar y cómo.
Mi solución: automatización de correo, facturas e informes
Piezas con precio cerrado. Antes de empezar te digo qué se puede automatizar, qué costaría y cuántas horas recuperas.