La respuesta corta
Un programa a medida no tiene precio de catálogo, porque no hay dos iguales. Lo que sí tiene es una forma de presupuestarse que te protege: por fases, cada una con precio cerrado. Empiezas por la parte que más horas te quita, la usas, y se amplía solo si demuestra valor. Como referencia, un CRM a medida sale hoy por menos que un par de meses de una recepcionista a media jornada.
Y hay una segunda respuesta, que es la que más dinero ahorra: a veces no te hace falta. Antes de hablar de fases, mira si tu problema cabe en algo más barato.
Antes de pagar un programa: la escalera
De menos a más. Se sube un escalón solo cuando el anterior se queda corto:
- Una herramienta que ya existe: 22 € al mes. Es lo que paga el Restaurante Arolena, de Albolote, por la suscripción de Claude, la IA de Anthropic. Más abajo te cuento por qué no le vendí un programa.
- Una automatización sencilla: desde 200 €. Recordatorios de citas, un flujo de correo, un informe que se prepara solo o dos herramientas que por fin se hablan entre ellas.
- Varias piezas conectadas: desde 600 €. Citas, reactivación y correo, por ejemplo, en un mismo sistema que tu equipo mantiene sin depender de mí.
- Un programa a medida: precio cerrado por fase. Cuando lo que se repite en tu negocio ya no cabe en automatizaciones sueltas ni en ninguna herramienta que ya exista.
Por qué ya no cuesta lo que costaba
Antes, un programa a medida suponía un presupuesto que solo podían permitirse las empresas grandes. Por eso tantos negocios acaban con un programa genérico que se queda anticuado, o con Excel y papel. Si pediste presupuesto hace años y era una fortuna, no te engañaron: costaba eso.
Lo que ha cambiado es cómo se construye. Hoy lo desarrollo apoyándome en IA y cuesta una fracción de lo que costaba. Da igual que el programa lleve inteligencia artificial o no: la IA está en cómo lo construyo.
Qué entra en cada fase
Fase 1: CRM o agenda básica
La ficha de cada cliente con sus citas, sus notas y el siguiente paso, y un panel con lo que importa cada mañana: quién está pendiente de qué. Instalable en el móvil del equipo, sin app de tienda. Es por donde empiezan casi todos.
Fase 2: conectado a tus canales
El WhatsApp, la web o el correo crean y actualizan las fichas solos. Los recordatorios y la reactivación de clientes salen del propio programa. Aquí es donde el dato empieza a entrar una sola vez.
Fase 3: gestión completa
Inventario, presupuestos, facturación, informes y usuarios con permisos. Solo si la fase anterior ha demostrado valor.
Cada fase lleva su precio cerrado y no pagas la siguiente hasta que la anterior funcione. El soporte mensual es opcional.
De qué depende el precio de cada fase
- De cuánto haya que guardar. No es lo mismo una ficha de cliente con sus citas que tratamientos con dos citas en días distintos, referencias distintas para cada modelo o comunidades con sus incidencias.
- De con qué se conecta. Google Calendar, Outlook, tu software de reservas, de gestión o de facturación. La prioridad es siempre conectar lo que ya usas; solo si algo te limita te propongo sustituirlo, y poco a poco.
- De quién lo usa. Una persona o un equipo con permisos distintos, y qué acciones esperan la aprobación de alguien: borrados, envíos, descuentos.
- De los datos que maneja. Antes de tocar un dato real, tu DPD revisa el proyecto, da el visto bueno y prepara el papeleo.
Un caso en el que sí: la clínica
La clínica cardiovascular de Granada no tenía la foto completa: agenda en un lado, pacientes en el móvil de alguien, notas en papel. Y algunos de sus tratamientos necesitan dos citas en días distintos, que es justo el tipo de cosa con la que un programa genérico te hace pelear.
Ahora tiene un CRM propio, instalable en el móvil del equipo: fichas, citas, notas, fotos de evolución y quién está pendiente de qué. Cada mañana enseña a quién toca reactivar: los pacientes que llevan 6 meses sin venir aparecen con el mensaje ya preparado para revisar y enviar. Servidores en la Unión Europea, copias cifradas cada noche y un expediente de protección de datos que revisa y aprueba el DPD de la clínica.
Un caso en el que no: el Restaurante Arolena
Arolena, un restaurante de pizzas y pastas de Albolote, quería saber cuánto gana cada día, cuánto le cuesta cada plato y dónde se va el dinero. Lo llevaba a medias en un Excel. Podía haberle presupuestado un programa de gestión a medida. No le compensaba, y se lo dije.
Lo montamos esa misma tarde, con el dueño delante, sobre Claude, la IA de Anthropic: un programa web privado con sus datos. Importa los dos PDF diarios del TPV, lleva los escandallos de sus 37 platos y 78 ingredientes, lee las facturas de los proveedores desde una foto, avisa cuando un plato sube de coste y por qué ingrediente, cierra el mes con inventario y le dice cuánto tiene que vender al día para no perder. Paga solo los 22 € al mes de la suscripción.
Esa es la regla: si existe algo que ya lo hace bien y barato, te lo recomiendo y te enseño a usarlo. Lo cuento entero en cuánto gano cada día en mi restaurante.
Excel, genérico o a medida
- Excel y papel valen mientras sois uno. En cuanto dos personas apuntan cosas, nadie tiene la foto completa. Es gratis hasta que cuesta.
- Un programa genérico sirve si tu negocio es estándar. Si no lo es, acabas adaptándote tú al programa.
- A medida es solo lo que usáis, en el orden en que lo usáis. Y tuyo: las cuentas y el código quedan a tu nombre.
Si estás ahora mismo entre seguir con lo que tienes o cambiar, aquí comparo las opciones con más detalle.
Lo que cuesta seguir igual
El coste de no tener la herramienta adecuada no llega en una factura: son horas. Haz la cuenta con tus números: si en tareas que se repiten se van 6 horas a la semana, son 26 horas al mes. A 15 € la hora de tu equipo, unos 390 € al mes. En la calculadora de la portada puedes poner tus cifras.
Con ese dato delante se decide mejor: a veces la cuenta dice que compensa un programa, y a veces que basta con una automatización de 200 €.
Cinco preguntas antes de firmar un programa a medida
- ¿De quién son el código y las cuentas? Tuyos. Las cuentas de alojamiento y proveedores se crean a tu nombre, y al terminar te entrego las credenciales y el código.
- ¿Se puede empezar por una parte? Se debe. Si solo te ofrecen el sistema entero de golpe, no puedes medir antes de ampliar.
- ¿Tengo que dejar mi programa actual? No. Primero se conecta lo que ya usas.
- ¿Qué pasa si mañana necesito algo nuevo? Se añade una fase, con su precio cerrado.
- ¿Quién lo mantiene? Tu equipo aprende a mantener lo básico (cambiar textos, estados, usuarios) sin depender de mí para todo.
Mi solución: saber qué escalón te hace falta antes de pagar nada
En la asesoría vemos cómo trabajáis un día normal y te digo si te basta con una herramienta que ya existe, con una automatización desde 200 € o si compensa un programa a medida por fases, con precio cerrado en cada una.