El problema
Quedan diez días para cerrar el trimestre y te falta documentación de la mitad de los clientes. Empiezan los mensajes: «te falta la factura de la furgoneta», «mándame las nóminas», «¿y el recibo del alquiler?». Llegan por WhatsApp, por correo, en foto torcida y de tres en tres.
El último día todos escriben a la vez. Y tu equipo, que cobra por saber de impuestos, se pasa la semana persiguiendo papeles.
Cuánto te cuesta
Haz la cuenta con tus números. Si cada persona del despacho dedica una hora al día, durante las dos semanas de cierre, a reclamar, descargar, renombrar y archivar, son 10 horas por persona y trimestre. Multiplica por tu equipo y por cuatro trimestres. Y no cuentes solo las horas: cuenta el recargo que llega cuando un plazo se pasa y la discusión sobre quién tenía que avisar.
Las opciones que existen
- Seguir reclamando a mano. Es lo que hay ahora. Funciona, a costa de las horas más caras del despacho.
- Una carpeta compartida por cliente. Gratis y ordenada… cuando el cliente la usa. La mayoría sigue mandándolo por WhatsApp.
- El portal de tu programa de gestión. Si tu programa lo tiene y tus clientes entran, es buena opción. El problema suele ser lo segundo.
- Que la documentación llegue por donde ya la mandan, y se ordene sola. WhatsApp y correo, clasificados por cliente y por tipo, con aviso de lo que falta.
Qué cambia cuando se ordena sola
- El cliente la manda como siempre. Por WhatsApp o por correo. No tiene que aprender nada nuevo.
- Se clasifica por cliente y por tipo, y el sistema sabe qué falta de cada uno.
- El recordatorio sale solo. A cada cliente, sus plazos fiscales y laborales, según su situación. Y lo que le falta por mandar, antes de que sea tarde.
- Las facturas se leen solas. Los datos van a contabilidad sin teclear.
- El cliente consulta sin llamar. «¿Está presentado mi trimestre?» tiene respuesta sin que nadie coja el teléfono.
Lo que no debería hacer nunca
Contestar una consulta fiscal por su cuenta. A las preguntas que se repiten (cuándo se presenta el IVA, qué hace falta para un alta) puede prepararles la respuesta con la información que tú apruebes, y una persona del despacho la revisa antes de enviar. Lo que es criterio profesional, lo responde el profesional.
Y con los datos, lo mismo que con todo: nada toca un dato real hasta que funciona con datos ficticios y tu DPD ha dado el visto bueno. Las cuentas y los accesos, siempre a nombre del despacho.
Lo que haría yo
Empezar por lo que menos cambia vuestra forma de trabajar: los recordatorios de plazos y la lectura de facturas. Se nota desde el primer trimestre y nadie tiene que aprender nada. Después, la recepción de documentación con el aviso de lo que falta. El panel del despacho, con el estado de cada cliente, solo si lo anterior demuestra que compensa.
Si llevas pocos clientes y los tienes controlados con una lista, no te hace falta nada de esto. Si el correo también se te come la tarde, mira qué se puede automatizar del correo, las facturas y los presupuestos.
Mi solución: que la documentación llegue ordenada y el recordatorio salga solo
Recordatorios de plazos por cliente, facturas leídas sin teclear y aviso de lo que falta. Sobre tu programa actual, con el visto bueno de tu DPD y precio cerrado antes de empezar.