El problema
Sois tres. Los clientes están repartidos entre el WhatsApp de uno, la libreta de otra y un Excel que solo entiende quien lo hizo. Alguien te ha dicho que necesitas «un CRM» y no sabes si es verdad o si te quieren vender un programa que acabará sin usarse.
Un CRM, sin la sigla, es un sitio donde está cada cliente con lo que se habló, lo que se le debe y qué toca hacer ahora. Nada más. La pregunta no es si es buena idea, sino si a vosotros os compensa.
Cuándo no te hace falta
- Si tienes pocos clientes y los conoces a todos. Tu cabeza y una agenda bien llevada funcionan.
- Si cada venta se cierra en el momento. Quien entra, compra y se va no necesita seguimiento.
- Si lo lleva una sola persona. El lío empieza cuando la información tiene que pasar de uno a otro.
En esos casos, una hoja de cálculo compartida con cuatro columnas (cliente, qué quiere, último contacto, siguiente paso) es suficiente. Te lo digo en serio: es lo que yo recomendaría.
Las señales de que ya sí
- Un cliente llama y nadie sabe qué se le dijo la última vez.
- Se te olvida volver a llamar a quien te pidió presupuesto.
- Cuando alguien se pone malo o se va de vacaciones, sus clientes se quedan sin atender.
- No sabes cuántos clientes llevan meses sin venir.
- Apuntáis lo mismo en dos sitios, y los dos sitios no dicen lo mismo.
Si te has visto en dos o tres, el problema ya te está costando ventas, aunque no lo veas en ninguna factura. De ese desorden hablo en cada uno apunta las cosas en un sitio distinto.
Las opciones que existen
- Una hoja de cálculo compartida. Gratis y suficiente para empezar. Se rompe cuando crece o cuando alguien borra una fila sin querer.
- Un CRM de suscripción. Hay muchos y buenos. El riesgo es pagar por cien funciones para usar cinco, y adaptar tu forma de trabajar a la del programa.
- Uno hecho a cómo trabajáis. Con tus fichas, tus estados y tus palabras. Antes costaba una fortuna; hoy se desarrolla apoyándose en IA, se hace por fases y se instala en el móvil del equipo.
Dos casos, dos respuestas distintas
Una clínica cardiovascular de Granada no tenía la foto completa: la agenda en un lado, los pacientes en el móvil de alguien y las notas en papel. Ahí sí compensó un CRM propio: fichas, citas, notas y, cada mañana, la lista de a quién toca volver a escribir, con el mensaje ya preparado para revisar y enviar.
Al Restaurante Arolena, de Albolote, le dije que no. Quería saber cuánto gana cada día y cuánto le cuesta cada plato. Un programa a medida no le compensaba, y lo montamos esa misma tarde sobre una IA de suscripción. La historia entera está en cuánto gano cada día en mi restaurante.
Lo que haría yo
Primero la hoja de cálculo, un mes, usándola de verdad. Si al mes sigue al día, ya sabes qué columnas te importan y qué te falta: ese es el mejor encargo que puedes hacerle a quien te monte un programa. Si al mes está abandonada, el problema no era la herramienta, y un programa más caro tampoco lo arregla.
Y si das el paso, por fases: primero la ficha del cliente y el siguiente paso. Lo demás, solo si lo primero se usa.
Mi solución: decirte si te hace falta un CRM o te basta con menos
En la asesoría vemos cómo apuntáis hoy a los clientes. Si te basta con una hoja de cálculo, te digo cómo montarla. Si no, un programa por fases, con precio cerrado en cada una.