El problema
Sábado, las 14:20, el comedor lleno. Suena el teléfono: una mesa para seis esta noche. Lo coge quien puede, con tres mesas esperando, lo apunta en un papel junto a la caja y sigue corriendo. A las 21:30 aparecen seis personas y nadie encuentra el papel.
O al revés: el grupo de ocho que reservó el martes no aparece, y esa mesa se queda vacía en el mejor turno de la semana porque nadie tuvo un minuto para llamar y confirmar.
Cuánto te cuesta
Haz la cuenta con tus números. Si en un fin de semana se te cae una mesa de seis que no avisó, multiplica seis cubiertos por tu ticket medio: eso es lo que has dejado de ingresar en un hueco que podías haber llenado. Súmale las llamadas que no se cogieron en pleno servicio. Con cuatro fines de semana al mes, la cifra deja de ser pequeña.
Las opciones que existen
- Seguir con el teléfono y la libreta. Funciona si el local es pequeño y siempre hay alguien libre. En pleno servicio, no lo hay.
- Una plataforma de reservas. Las hay conocidas y hacen bien su trabajo. Mira bien las condiciones: algunas cobran por comensal o por reserva, y los clientes son, en parte, de la plataforma.
- Reservas por tu WhatsApp y tu Instagram. Por donde ya te escriben, con tu número de siempre y tus reglas.
Cómo funciona por WhatsApp
- Recoge lo que necesitas saber. Día, hora, número de personas, alergias y si es una ocasión especial. Queda apuntado, no en un papel.
- Ofrece huecos según tus turnos y tus reglas. Los grupos grandes, solo con tu confirmación.
- Confirma el mismo día. Un mensaje con un toque para confirmar. Si el grupo no contesta, el hueco se libera.
- Recoloca la mesa. El hueco liberado se ofrece a la lista de espera, sin que nadie tenga que ponerse a llamar.
- Contesta lo de siempre. Carta sin gluten, horario de cocina, si hacéis eventos. Sin que nadie deje de servir.
Puede ir con inteligencia artificial o con botones, como prefieras. Para reservar mesa, los botones suelen bastar.
Lo que no debería hacer nunca
- Aceptar un grupo grande o un evento por su cuenta. Eso lo decides tú.
- Opinar sobre alergias. Anota lo que dice el cliente y te lo pasa; qué plato puede comer lo dice cocina.
- Escribir a tus clientes sin permiso. Los mensajes para invitarles a volver, solo a quien lo aceptó.
Lo que haría yo
Empezar por lo que más duele y menos cuesta: la confirmación del mismo día y la lista de espera. Es lo que antes llena mesas. Después, las reservas por WhatsApp. Y lo último, las preguntas frecuentes.
Si tienes un local pequeño donde siempre hay alguien que coge el teléfono, no te compliques: no te hace falta. Y si lo que te preocupa no son las reservas sino no saber cuánto ganas cada día, eso es otro tema y lo cuento en cuánto gano cada día en mi restaurante.
Mi solución: reservas por WhatsApp e Instagram con confirmación el mismo día
Mesa, personas, alergias y ocasión apuntadas; confirmación con un toque y lista de espera que recoloca los huecos. Con tus turnos y tus reglas, y precio cerrado antes de empezar.