La respuesta corta
Si alguna vez pediste presupuesto para «automatizar la empresa» y te hablaron de un proyecto de meses, olvídalo: así no se empieza. Se empieza por una sola tarea, la que más horas os quita, y se amplía solo si compensa. Estos son los precios orientativos, los mismos que tienes en la página del servicio:
- Desde 200 €: una automatización sencilla. Los recordatorios de las citas, un flujo de correo, un informe que se prepara solo o dos herramientas que por fin se hablan entre ellas.
- Desde 600 €: varias piezas conectadas. Citas, reactivación de clientes y correo, por ejemplo, en un mismo sistema que tu equipo mantiene sin depender de mí.
- Precio cerrado por fase: un programa interno a medida. Cuando lo que se repite en tu negocio ya no cabe en automatizaciones sueltas.
El soporte mensual es opcional. Y el precio cerrado de tu caso te lo doy después de la asesoría gratuita de 45 minutos, cuando he visto cómo trabajáis y sé qué hace falta de verdad y qué no.
Qué es automatizar (y qué no)
Automatizar no es «poner inteligencia artificial en todo». Es mirar cómo trabajáis un día normal, marcar las tareas que se repiten igual cada vez y hacer que se hagan solas: el recordatorio de la cita, el correo que siempre responde lo mismo, la factura que hay que leer y apuntar, el informe de los lunes.
Esto importa para el precio: muchas de estas tareas no necesitan IA. Van con reglas fijas, que son más baratas y más predecibles. La IA se pone solo donde aporta (leer un documento, clasificar un correo, preparar un borrador), y ahí trabaja con la aprobación de una persona.
Qué te llevas en cada escalón
Desde 200 €: una tarea que deja de ser tuya
Una pieza pequeña, con precio cerrado, que resuelve una cosa concreta. Las que más se piden:
- Recordatorios de citas con confirmación. Mensaje 24 horas antes con botones para confirmar o cambiar la hora; si nadie confirma, aviso a tu equipo. Es por donde empiezan casi todos los negocios con cita, porque es lo que más dinero recupera con menos esfuerzo. Aquí hago la cuenta de lo que cuesta cada hueco vacío.
- Seguimiento de presupuestos. Cada presupuesto enviado queda apuntado solo y cada mañana ves los que llevan días sin respuesta. Cómo hacerlo sin parecer pesado.
- Correo clasificado. Lo que entra se ordena solo (presupuesto, factura, consulta) y las consultas repetidas llegan con la respuesta preparada. Tú apruebas, no redactas.
- Facturas y albaranes leídos solos. Importe, vencimiento y proveedor, directos a tu programa o a una hoja. Sin teclear.
- Dos herramientas que se hablan. El formulario de la web que crea la ficha del cliente, la reserva que aparece en Google Calendar o el pago que genera la factura.
Desde 600 €: varias piezas en un mismo sistema
Cuando ya sabes que te hacen falta dos o tres piezas, compensa montarlas juntas: el dato entra una vez y aparece donde hace falta. La cita confirmada queda en la ficha del cliente, el cliente que lleva meses sin venir aparece en la lista de la mañana con el mensaje preparado y el correo repetido sale con tu respuesta aprobada. Todo en un sistema que tu equipo mantiene sin depender de mí.
Es la idea que funciona en la clínica cardiovascular de Granada, dentro de un proyecto más grande: recordatorio 24 horas antes con confirmación, tratamientos de dos citas gestionados como uno solo y reactivación de los pacientes que llevan 6 meses sin venir, todo conectado a la misma agenda.
Precio cerrado por fase: cuando ya no caben piezas sueltas
Si lo que se repite en tu negocio necesita su propio programa (fichas, estados, inventario, permisos por persona), eso ya es un programa a medida. Se presupuesta por fases, cada una con precio cerrado, y no pagas la siguiente hasta que la anterior funcione. Lo explico con detalle en cuánto cuesta un programa a medida.
De qué depende el precio
- De cuántos pasos tenga la tarea. No es lo mismo mandar un recordatorio que leer una factura, apuntarla, avisar si vence y archivarla.
- De con qué programas haya que conectarla. Google Calendar, Outlook, tu programa de reservas, de gestión o de facturación. La prioridad es siempre conectar lo que ya usas; solo si algo te limita te propongo cambiarlo.
- De si lleva inteligencia artificial o no. Las reglas fijas son la parte barata. La IA se añade donde de verdad ahorra trabajo.
- De qué tiene que esperar a una persona. Borrar, enviar a muchos clientes a la vez o hacer un descuento esperan siempre la aprobación de alguien de tu equipo, y eso se diseña pieza a pieza.
- De los datos que maneja. Antes de tocar un dato real, tu DPD revisa el proyecto y da el visto bueno.
Lo que te cuesta no automatizar
El coste de hacerlo a mano no llega en una factura: son horas. Haz la cuenta con tus números. Si entre correos, facturas, recordatorios y presupuestos se van 6 horas a la semana, son 26 horas al mes. A 15 € la hora de tu equipo, unos 390 € al mes; a lo que vale tu hora, bastante más.
Con esos números de ejemplo, una pieza de 200 € que te quite solo la mitad de esas horas ya te devuelve unos 195 € al mes. Con los tuyos la cuenta puede salir mejor o peor: en la calculadora de la portada puedes poner tus cifras, y en la asesoría lo calculamos con tu día a día. Si no te compensa, te lo digo.
Y si tu negocio va por el boca a boca y la agenda ya está llena, también te sirve, pero por otro lado: no para captar más clientes, sino para devolverte horas y atender mejor a los que ya tienes.
A veces lo más barato es no pagar nada
Parte de mi trabajo es decirte qué no comprar. Si lo tuyo cabe en una herramienta que ya existe, te la recomiendo y te enseño a usarla. Al Restaurante Arolena, de Albolote, le dije que no le compensaba un programa: lo montamos sobre una IA de suscripción y paga 22 € al mes. Lo cuento en cuánto gano cada día en mi restaurante.
Y si ya usas ChatGPT o Gemini y notas que «se equivoca», casi siempre es de cómo se le pregunta. Antes de automatizar nada, a veces basta con aprender a delegarle bien.
Cómo se paga y cuánto tarda
- Precio cerrado antes de empezar. Cada fase lleva el suyo. Las condiciones de pago concretas las vemos juntos en la asesoría o por teléfono, y todo va con factura.
- Por fases y sin permanencia. Empiezas por la pieza que más horas quita y no pagas la siguiente hasta que la anterior funcione.
- Pocas semanas para la primera pieza. La tarea que más horas quita suele estar funcionando en pocas semanas; el plazo exacto depende de los pasos y de los programas que haya que conectar, y te lo digo cuando veo tu caso.
- Soporte mensual, opcional. Incluye mejoras sobre lo que ya está montado, pruebas periódicas y comprobar que todo sigue funcionando bien en el día a día. Su importe depende de lo que haya montado. Si prefieres que lo mantenga otra persona, también se puede.
- Las cuentas, a tu nombre. Al terminar te entrego las credenciales y no conservo accesos, salvo el soporte que acordemos.
- ¿Kit Digital u otra ayuda? Depende de la ayuda, del momento y de a qué se dedique tu negocio. Pregúntamelo y lo miramos juntos.
Cinco preguntas antes de aceptar un presupuesto de automatización
Te sirven conmigo o con quien sea:
- ¿Qué tarea concreta me quita y cuántas horas? Si no te lo saben decir, no vas a poder medir si ha valido la pena.
- ¿Tengo que cambiar de programa? No debería. Primero se conecta lo que ya usas.
- ¿Qué lleva IA y qué no, y por qué? Lo que puede ir con reglas fijas sale más barato y falla menos.
- ¿Qué hace solo y qué espera mi aprobación? Lo sensible (borrar, enviar a muchos, descuentos) tiene que esperar a una persona.
- ¿Hay gastos de otras empresas aparte y a nombre de quién van las cuentas? Que te lo digan por escrito antes de empezar. Las cuentas, a tu nombre.
Mi solución: decirte qué pieza te compensa primero
En la asesoría gratuita vemos cómo trabajáis un día normal y te digo qué se puede automatizar, qué costaría y cuántas horas recuperas. Precio cerrado: desde 200 € una pieza, desde 600 € varias conectadas.